Прекрасный способ контролировать исполнение проекта — так называемые
точки контроля, которые позволяют узнать, на какой стадии находится
процесс. Излишнее вмешательство руководителя в творческий процесс вряд
ли вызовет восторг исполнителей, и в то же время очевидно, что пускать
на самотек такие вещи нельзя.
Поэтому расставлять контрольные точки нужно с умом, а наблюдение
осуществлять ненавязчиво. Не нужно, например, каждые три дня требовать
от подчиненных подробного отчета. Такие меры, как правило, напоминают не
заботу о проекте, а назойливый микроменеджмент и расцениваются как
недоверие со стороны руководителя. Чтобы не вызвать недовольства
исполнителей, расставьте точки контроля несимметрично. Например, просите
показать вам проделанную работу не каждый понедельник в 10 утра, а в
разное время. Также будет лучше, если вы не продемонстрируете желание
контролировать каждый шаг сотрудника, а проявите искренний интерес к его
работе. Понятно, что фраза «Как у вас дела с проектом?» звучит куда
лучше и человечнее, чем «Ровно в 3 жду вас с отчетом в своем кабинете».
Станьте наставником
Доверительный тон очень важен. Если сотрудник доверяет вам и может
рассчитывать на вашу поддержку, он скорее честно расскажет вам о
возникших трудностях, нежели в том случае, когда он ожидает от вас
санкций за каждый проступок.
Если отдел небольшой, а отношения с подчиненными позволяют, вы вполне
можете обсуждать рабочие вопросы в более неформальной обстановке,
например в курилке или за обедом.
Холодный менторский тон и официозная атмосфера создадут именно то
впечатление навязанного контроля, которого нужно по возможности
избегать. Постарайтесь занять позицию старшего друга, который в силу
возраста или опыта может помочь советом. Если вам удастся создать нужный
образ, то, возможно, не понадобится прилагать никаких дополнительных
усилий, чтобы уследить за ситуацией в отделе. Сотрудники сами обратятся к
вам за помощью или советом, если это будет необходимо.
«Всегда с любовью вспоминаю своего первого начальника: я тогда только
окончил институт, он же на тот момент работал в этой сфере более
30 лет, — рассказывает инженер Дмитрий. — Я сразу заметил, с каким
пиететом к нему относятся другие сотрудники. Департамент был довольно
большой, но если случался какой то, пусть даже небольшой коллапс, все
тут же бежали докладывать об этом боссу. Поскольку он своевременно обо
всем узнавал, удавалось предотвратить кучу проблем. На пенсию его
провожали со слезами, отдел после его ухода осиротел».
Обзаведитесь «шпионами»
Еще один вариант — завести своих информаторов внутри отдела. Стоит
сразу оговориться, что наличие у вас таких осведомителей вовсе не
подразумевает шпионаж и стукачество. Эти люди просто будут держать вас в
курсе дела, но при этом помогут оставаться на приличной дистанции и
«видеть бой со стороны».
Лучше, если сообщать вам новости о работе отдела будет, например,
неформальный лидер, поскольку такой человек, как правило, имеет наиболее
полное представление о жизни коллектива и пользуется авторитетом среди
коллег.
Помимо того, что вы будете гарантированно получать всю нужную
информацию своевременно, вдобавок сможете проводить собственные идеи
через ваше доверенное лицо.
Изучите своих людей
Чтобы понять, можно ли ослабить контроль, стоит внимательнее
присмотреться к своим подчиненным. Возможно, кто-то способен работать
самостоятельно, но для другого тщательное наблюдение просто необходимо.
Это вопрос выстраивания системы общения с сотрудниками. Если
руководителю известны разные техники контроля, он владеет этим
инструментарием свободно, использует такие варианты коучинговых
технологий, как обратная связь, то для сотрудников это уже очень хороший
стимул для выполнения задачи. К тому же, если руководитель четко ставит
задачу своему сотруднику, хорошо знает свое подразделение и возможности
каждого из работников, ему просто не придется погружаться глубоко в
деятельность отдела, поскольку он способен заранее предусмотреть многие
проблемы.
Присмотревшись к своим подчиненным, грамотно распределив обязанности
на начальном этапе, вы автоматически избавите себя от необходимости
отслеживать процесс от и до.
Демонстрируйте открытость
Незаметный и ненавязчивый контроль, как известно, тяжелее всего
дается тем управленцам, которые склонны к микроменеджменту.
Гиперответственность и желание держать всю работу отдела в поле зрения —
не худшие качества для руководителя, но лишь до определенного момента.
На самом деле стремление постоянно держать сотрудников на коротком
поводке является вредной привычкой, с которой необходимо бороться.
«Наш генеральный всячески демонстрирует свою открытость и
демократичность, — рассказывает фотограф Мария. — Однажды он во
всеуслышание заявил, что с этого дня вообще перестанет вмешиваться в
творческий процесс, а заодно и всем менеджерам запретил соваться к
художникам и дизайнерам. Даже издал что-то вроде закона: теперь всех
менеджеров и руководство, включая его самого, будут штрафовать за любые
попытки влезть в разработку проекта. Не знаю, получил ли кто-нибудь этот
штраф на самом деле, но шуму было много».
Если вас действительно заботит атмосфера в коллективе и вы знаете за
собой склонность к излишнему контролю, попросите работников
самостоятельно одергивать вас в тот момент, когда вы зайдете слишком
далеко. Такая политика открытости не только поможет вам осуществлять
профилактику вредной управленческой привычки, но и создаст вам
позитивный имидж либерала в глазах ваших сотрудников.
Ирина Кандаурова, Александра Ильина
По
материалам «Труд»
