Прозасидевшиеся
К заседаниям относятся регламентированные деловые встречи
высокостатусных руководителей и VIP-персон, во время которых решаются
наиважнейшие стратегические вопросы. «Заседаться» имеют привычку
депутаты, члены парламента, а в вот в рамках компаний это, как правило,
только учредители. В зависимости от глобальности, уровня важности, а
также количества вопросов, поставленных на повестку дня (решает
заседание судьбу мира или обсуждает стратегический план развития на
следующий год), эти «сборища» могут длиться от нескольких часов до
нескольких дней. В последнем случае, разумеется, десятиминутными
кофе-брейками не отделаться, необходимы перерывы на обед, сон и легкий
душ для бодрости ума и духа.
Статский советник
Совещание — слово не менее грозное и говорящее о серьезности решаемых
задач. Обычно совещание имеет тематический и специализированный
характер и проводится для обмена мнениями, обсуждения текущей ситуации,
возникшей проблемы и стратегических вопросов. Тематика совещаний может
быть самой разной — начиная с земных и насущных проблем типа «Об итогах
работы областной службы занятости населения» или «О семеноводстве
сельскохозяйственных культур» и заканчивая такими серьезными вопросами,
как «Развитие ядерного оружейного комплекса страны», «Звездообразование в
Галактике и за ее пределами». Соответственно совещаться могут главные
астрономы страны, председатели колхозов, владельцы «красных кнопок», а
также учредители и наемные топ-менеджеры, менеджеры среднего звена и
отдельные специалисты. По длительности совещания редко затягиваются на
день и обычно укладываются в 2–3 часа.
Телепортируюсь
Совещание или конференцию ты можешь провести и в другой форме.
Интернет-конференции чем-то напоминают сетевые игры — в них могут
принимать участие сразу несколько человек, даже если они находятся в
разных точках земного шара. Для проведения этих высокотехнологичных форм
совещаний используются программы Team-speak, Skype и некоторые другие.
Для осуществления связи обычно необходимы наушники и микрофон (или
наушники, совмещенные с микрофоном). В подобного рода
интернет-конференциях есть ведущий спикер (один или несколько), который
контролирует и направляет ход совещания, и остальные участники. В задачи
спикера обычно входит не только контроль за ходом совещания и
направление его в нужное русло, но и привлечение к обсуждению всех
участников, чтобы те не могли отвлекаться на жевание булочек,
раскладывание пасьянса «Косынка» или процедуры окрашивания ногтей.
Вызов на ковер
Ковер — понятие условное, под ним обычно подразумевают видимое или
невидимое пространство перед столом начальника, обладающее
страхонагнетательным свойством и заставляющее признаваться и
раскаиваться даже в тех грехах, которых подчиненный не совершал. Вызов
на ковер — это пять минут, которые могут испортить настроение на весь
день (премируют и награждают орденами обычно в другом месте) и сон — на
несколько часов, а то и ночей. На ковер принято вызывать провинившихся в
чем угодно, ими могут быть кто угодно — топ-менеджеры, руководители,
менеджеры среднего звена, молодые и зрелые специалисты.
Созрел план
Планерка — наиболее часто проводимая форма встреч руководителя с
подчиненными (сотрудниками среднего и нижнего звена), щедро снабженная
графинами (с водой) и графиками (с текущими и планируемыми показателями
конкретной деятельности). В отличие от предыдущих типов собраний
планерки призваны не только информировать сотрудников и получать от них
обратную связь, но и мотивировать на новые стахановские подвиги. Именно
поэтому многие руководители стараются проводить планерки с самого утра
или в первой половине дня — чтобы боевого запала хватило на весь день.
Минимальная длительность планерки — 30 минут, максимальная — один час.
Самая плохая планерка — затянувшаяся. Она не только не вдохновляет, но и
утомляет, значительно снижая эффективность рабочего дня.
Улетная свежесть
Летучка — небольшое (не дольше 30 минут) собрание на рабочем месте,
направленное на решение сиюминутных задач и призванное мотивировать
персонал. Например, дать кому-нибудь «волшебный пендель», сообщить о
необходимости задержаться после работы для разгрузки внеочередной фуры с
партией турецких джинсов и т. д. Возможно, пендель не помешал бы и
топ-менеджеру, однако достается он, как правило, сотрудникам среднего и
нижнего звена. В редакциях газет и журналов летучки используются для
распределения заданий, а также с целью выяснить ситуацию по наполнению и
ходу подготовки номера.
Пятиминутка: коротко о главном
Несмотря на название, пятиминутка может длиться и десять, и
пятнадцать, и даже тридцать минут. Она необходима для координирования
решений операционных задач на предприятии, информирования о тактических
изменениях, а также служит стимулирующим элементом (например:
руководитель предприятия собирает персонал склада, чтобы прилюдно
поздравить грузчика Васю с днем рождения).
Штурмовое предупреждение
Мозговые штурмы в работе применяют не только копирайтеры — штурмовать
можно практически все. Мозговой штурм — это прежде всего
кратковременная форма совместного обсуждения в условиях цейтнота,
которая используется на собраниях и планерках для определения дальнейших
действий или решения реальной проблемы, требующей быстрого и
оригинального выхода из ситуации. Особенность мозгового штурма
заключается в том, что он представляет собой мини-сессии по 3–5–10
минут. Максимальная длительность мозгового штурма не должна превышать
часа. Зачастую бывает так, что рабочие вопросы ты не успеваешь решить в
рабочее время. Тогда тебе могут помочь неофициальные встречи, на которых
вовсе не возбраняется полуделовое общение.
Пагубная страсть
С частыми перекурами сотрудников борются многие компании, однако в
некоторых сферах деятельности перекур действительно является двигателем
прогресса (особенно это касается копирайтеров, рекламистов, дизайнеров,
арт-директоров и т. п.). Перекур не только релаксирует, но и временно
стимулирует мозговую деятельность, помогая рождению гениальных идей.
Кроме того, перекур — отличная возможность наладить и укрепить
социальные связи: узнать наконец, как зовут коллегу со второго этажа;
разговориться с начальником и, к своему удивлению, обнаружить, что он не
такой уж и бука; выяснить, что с бухгалтером Машей ты училась в одной
школе и т. п. Воспитание корпоративного духа — налицо!
Массовые гулянья
На первый взгляд корпоративный праздник — довольно бестолковое дело:
денег в него вкладывается много, а результата мало. Но в реальности
такое мероприятие способствует сплочению коллектива и позволяет на
короткое время избавиться от бремени статуса и жестких оков
внутрикорпоративной иерархии. Это, пожалуй, единственный вид
коллективного времяпрепровождения, где присутствуют сразу все работники,
от руководства до системных администраторов, а также люди, которые
относятся к фирме лишь косвенно (партнеры, консультанты, клиенты
компании). Если объединить праздник с тренингом или семинаром и провести
его на природе, то можно не только узнать, что думают сотрудники о
деятельности компании, но и обменяться опытом.
Правила успешного совещания
- Избегай проводить совещание в кабинете начальника (месте, где обычно
проводят «разбор полетов»). Отдавай предпочтение нейтральным
территориям. Хорошо, если для этих целей в офисе созданы специальные
переговорные или конференц-залы.
- Четко определи цель совещания, чтобы не получилось так, что
рассмотрение бюджета закончилось обсуждением меню столовой.
- Не ставь слишком много задач, иначе рискуешь не решить ни одной.
Попробуй ограничиться двумя, максимум — тремя.
- Определи состав участников. Правило «чем больше, тем лучше» здесь не
работает: согласись, глупо звать на совещание руководителей всех
отделов, если ты хочешь решить только вопросы логистики.
- Не назначай совещание за час до обеда (сотрудники будут постоянно
поглядывать на часы и ждать, когда же все это закончится), сразу после
обеда (в это время думать и обсуждать хочется меньше всего) и поздно
вечером (когда сотрудники будут окончательно истощены). Лучшее время для
проведения совещания — первая половина дня (10–11 часов утра).
- Веди протокол совещания или, по крайней мере, отмечай для себя все
важные идеи, услышанные на совещании. Проговори их в конце совещания еще
раз, чтобы понять, действительно ли правильно вы расставили акценты.
- Не проводи совещание, если в этом нет необходимости и для принятия
решения тебе не нужно знать коллективное мнение.
Елена Володина
По материалам «Cosmopolitan»
