Сейчас составить и отправить деловое письмо — дело нескольких минут.
Общее ощущение легкости и неформальности общения создает впечатление,
что е-мейл можно написать кое-как и ничего страшного не случится. Это не
верно. За счет того, что электронный адрес, как правило, доступен
широкой аудитории, в нем скапливается много спама и адресату легче
просто удалить и забыть коряво написанное ему письмо, чем разбираться,
что именно вы хотели ему сказать.
Эксперты говорят, что этикет сетевой переписки включает в себя отказ
от использования сокращений и строчных букв вместо заглавных.
Когда вы пишете человеку, с которым лично не знакомы, желательно
обращаться к нему по имени и фамилии.
Само собой, стоит представиться в письме и самому, даже если в строке
обратного адреса указаны ваши имя и фамилия. Кроме того, принято
здороваться с собеседником в каждом новом письме, а не только обсуждать
уже написанное.
Брайан Конрад, создатель портала для фрилансеров, дает следующие
советы:
- Используйте краткие предложения и старайтесь излагать информацию как
можно более четко. Абзацы и отступы сделают ваше письмо более удобным
для чтения. И не пытайтесь писать мемуары — лучшие бизнес-письма
занимают меньше страницы.
- Интернет-переписка не требует от вас выверять каждое слово, в
е-мейлах все начинают общаться чуть более свободно. Что еще не значит,
что вы можете общаться с деловым партнером или вашим будущим
работодателем так же, как вы переписываетесь с мамой или лучшим другом.
- Даже если в вашем бизнесе принято ставить смайлики после каждой
строчки и активно пользоваться сленгом, это не должно влиять на уровень
грамотности. Ошибки говорят адресату о том, что вы редко отсылаете
деловые письма, а ваше сообщение, вероятно, не очень важное.
Можете воспользоваться как онлайн-словарями, так и проверкой
правописания в Microsoft Word. Используйте вежливый официальный тон, и
ни в коем случае не употребляйте ненормативную лексику или грубые
жаргонные слова.
Использование КАПСЛОКА вызывает у собеседника впечатление, что вы
кричите. Поэтому, даже если вам хочется сделать свой текст максимально
красивым и аккуратным, будьте осторожны и не переусердствуйте с
форматированием.
В конце письма не забудьте поблагодарить вашего собеседника.
Ну и последнее, но не менее важное — убедитесь, что вы отправляете
письмо на верный адрес!
По материалам «MojaZarplata»
